A gestão do tempo é essencial para organizar e dividir o tempo entre diferentes atividades. Otimizar esta competência vai ajudar-te a rentabilizar o teu tempo de trabalho, bem como aumentar a tua produtividade.
É fácil perceber a importância desta competência em contexto de trabalho, pois, saber gerir bem o teu tempo, significa que vais estar mais focado nas tarefas e saber priorizar os assuntos mais urgentes. Assim, não vais andar perdido entre tarefas e vais conseguir fazer mais em menos tempo. Ao olhos de um empregador, serás um colaborador confiável e valioso.
A gestão do tempo é ainda um elemento intrínseco da inteligência emocional. Dominar esta competência vai ajudar-te a reduzir o stress e vai ajudar-te nas relações interpessoais no local de trabalho.
Nem todas as pessoas nascem com esta capacidade de gerir bem o tempo, mas a boa notícia é que esta competência interpessoal, tal como qualquer outra competência, é possível treinar e desenvolver. Segue as dicas que deixamos a seguir!
Melhora a gestão do tempo com 10 dicas simples
A gestão do tempo é o processo de planear o tempo disponível de acordo com as tarefas que têm de ser feitas de forma eficaz. Ainda que gerir bem o tempo possa ser mais fácil para uns do que para outros, é possível recorrer a estratégias para melhorar esta competência e conseguir programar o dia de trabalho com mais objetividade.
1. Priorizar tarefas e criar uma lista
Para organizar o tempo de trabalho, é necessário ter umanoção de tudo o que precisa de ser feito e avaliar a prioridade de cada tarefa.
Ainda que possa parecer uma coisa simples, fazer uma lista com todas as tarefas diárias –também pode ser semanal, se for mais adequado –vai ajudar-te a ter tudo sob controlo, pois vais ter uma visão global do trabalho e o que precisas de fazer em primeiro lugar.
O ideal é listar todas as tarefas, dividindo as maiores em subtarefas, e adicionar informações complementares sobre cada uma delas, incluindo o tempo necessário para as executar. Ires riscando o que fores fazendo, é uma boa forma de te motivares e focares na meta final.
A lista pode sempre sofrer alterações, tudo vai depender das prioridades atribuídas e das tuas caraterísticas individuais. Por exemplo, se consideras que és mais produtivo de manhã, trata das tarefas maiores nesse período e deixa as mais simples para a tarde.
2. Aplicar a técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro implica a utilização de um temporizador que vai ajudar-te a intercalar tempos de trabalho com tempos de descanso, estes últimos bastante úteis para manter a motivação e criatividade.
Esta técnica consiste em programar 25 minutos de trabalho, que deverás dedicar a uma só tarefa, seguido de cinco a 5 minutos de descanso. Repete este processo quatro vezes e, depois, faz um intervalo maior, cerca de 20 ou 30 minutos.
É importante que uses os intervalos para beber água e comer alguma coisa e, até, realizar alguns exercícios de alongamentos. Se possível, evita consultar as redes sociais ou mensagens, pois podem fazer-te perder tempo sem dares conta.
3. Planear com antecedência
No final do dia, para otimizar a gestão do tempo e o início do dia seguinte, usa os últimos cinco minutos para verificares a tua lista e preparares para o próximo dia. Não só vais estar mais motivado para começar o dia, como também vais garantir que não te esqueces de nenhum trabalho importante todos os dias.
4. Identificar e eliminar as maiores distrações
Se o teu problema está nas interrupções que notificações do teu telemóvel ou computador provocam, desliga-as durante um determinado período. Não fiques preocupado, se o assunto for urgente, vão ligar-te e não enviar uma mensagem ou SMS.
5. Organizar o espaço de trabalho
Ter o espaço de trabalho organizado com tudo aquilo que precisas para trabalhar à distância de um braço, vai fazer-te poupar tempo. Por isso, antes de começar uma tarefa, certifica-te que já tens tudo que precisas ao teu alcance.
6. Agrupar tarefas semelhantes
Fazer tarefas semelhantes em sequência é uma excelente forma de fazer render o tempo. Ou seja, com a repetição, o raciocínio e os gestos fluem naturalmente.
7. Definir períodos de tempo para cada etapa
Podes também recorrer ao Timeboxing, que é uma estratégia de gestão de tempo com orientação para metas. Ou seja, quando não tens a certeza do tempo que vais precisar, define diferentes períodos de tempo para completares cada etapa dessa tarefa, com intervalos de descanso, claro. Assim, vais manter-te motivado e focado no objetivo final.
8. Começar pelo mais difícil
A estratégia Eat the Frog é inspirada na citação de Mark Twain que diz “se o seu trabalho consiste em engolir sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã”. Ou seja, fazer em primeiro lugar as tarefas maiores e mais difíceis. Assim, terás a certeza que terminas a tarefa ou as tarefas mais importantes do dia.
9. Começar pelo mais fácil
Se as tuas características pessoais não se coadunam com a estratégia acima, podes experimentar o método de Pareto que consiste em terminares primeiro as tarefas mais fáceis, aumentando a sensação de produtividade.
Este método também é conhecido pelo princípio 80/20. E o que significa isto? Significa utilizar 20% do tempo em 80% do trabalho. Ou seja, ao realizar rapidamente 80% das tarefas, ficas com mais tempo para as tarefas difíceis.
10. Planear pausas
Planear pausas é tão importante como planear o trabalho. Por isso, para uma boa gestão do tempo, é essencial que faças pequenos intervalos de descanso e não insistas em parar só quando estiveres cansado. Se assim o fizeres, já não vais ter motivação para terminar a tarefa ou iniciares outra.
